Notificaciones Y Documentos De Enlace

Son notificaciones o documentos de notificación los que se envían a las distintas oficinas municipales
para comunicar asuntos de interés general, son las circulares o comunicados; o también aquellos documentos dirigidos a un empleado público o a una oficina determinada comunicando un asunto de interés, serían las certificaciones de acuerdos sobre asuntos personales.

En algunas oficinas los documentos de enlace y los de notificación se archivan como "correspondencia interior", pero esta denominación no es precisa de manera que termina por convertirse en un "indiferente general", un "cajón de sastre" en el que se archivan documentos
que forman parte de expedientes o que son documentos de apoyo a la gestión.

Los documentos de enlace son documentos que se utilizan en las oficinas para trasladar
documentos de una oficina a otra. Suelen recibir el nombre de "notas de régimen interior",
"oficios de remisión" o "relaciones de envío". Su formato suele ser en papel autocopiativo y en 4º o cuartilla o similar, aunque igualmente los podemos encontrar en tamaño folio o DIN A4.

En ocasiones formarán un conjunto de tres hojas para que la oficina remitente conserve un ejemplar, como testimonio del envío, hasta que regrese el tercero con el recibí. El desconocimiento de esta función provoca el que se envíen las tres hojas perdiendo así su eficacia.

Cuando existe una buena organización administrativa y los documentos están correctamente
elaborados, la autoría y la fecha de los escritos bien expresadas, estas notas de régimen
interior sólo sirven como acompañamiento al documento.

Se archivan generalmente en una carpeta independiente ordenadas por oficinas. Su función será dejar constancia de que los documentos se envían y se reciben, por lo tanto podrían ser eliminados pasado un tiempo prudencial. Serían pues documentos expurgables.


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